NOTULEN
Kegiatan Tatap Muka Bimbingan Rencana Proyek Perubahan
Hari/Tanggal : Senin 21 Agustus 2017
Tempat : Ruang Widyaiswara, Kampus
BPSDMD Provinsi Banten
RESUME:
- Judul RPP harus
dibuat sesingkat mungkin
- Judul RPP
mencerminkan apa yang akan dilakukan dan hasil akhir yang ingin dicapai
- Redaksi judul bebas,
tetapi tidak diperkenankan membuat judul dengan kalimat yang terlalu umum,
misalnya optimalisasi....dst. Judul
harus secara spesifik menyebutkan kegiatan apa yang akan dilakukan, dan
kegiatan itu untuk mencapai apa.
- Latar belakang RPP
berisi alasan pentingnya proyek perubahan dilakukan. Alasan bisa berupa: a)Problema kinerja yang
ingin diatasi; b)Sesuatu yang ingin dicapai dimasa yang akan datang;
c)Persoalan yang ingin diantisipasi; d)Kinerja yang ingin ditingkatkan;
e)Alasan lainnya.
- Judul secara langsung
mencerminkan output kunci. Misalnya
judul RPP “Penyusunan Perwal dan SOP BMD untuk Meningkatkan Kualitas
Pengelolaan Barang Milik Daerah”, maka yang menjadi output kunci dari proyek
ini adalah : Tersusunnya Perwal dan SOP.
Contoh
lain: Judul RPP “Pembentukan Kader dan Penyelenggaraan Arisan Jamban Keluarga
untuk Meningkatkan Kualitas Sanitasi Lingkungan”, maka yang menjadi output kunci
dari proyek ini adalah: Terbentuknya Kader, dan terselenggaranya Arisan Jamban.
Contoh
lainnnya lagi: Judul RPP “Penyelenggaraan Kajian Ilmiah Rutin Bulanan untuk
Pembinaan Mental dan Kerokhanian Anggota Korpri”, maka output kunci dari proyek
ini adalah: terselenggaranya Kajian Ilmiah Bulanan.Demikian dan seterusnya.
6.
Kolom bagian kanan
dari output kunci adalah penjelasan tentang volume atau kuantitas kegiatannya,
misalnya : satu paket, atau satu dokumen, atau satu kali kegiatan, atau satu
aplikasi, dst.
Contoh
:
|
OUTPUT KUNCI
|
VOLUME/QUANTITY
|
|
Terbitnya Perwal
|
1 dokumen
|
|
Tersusunnya SOP
|
8 dokumen
|
|
Terbentuknya kader
|
10 orang kader di dua kelurahan
|
|
Terselenggaranya Arisan Jamban Keluarga
|
1 kegiatan
|
|
Terbangunnya aplikasi
|
1 aplikasi
|
7.
Apapun RPP yang disusun,
reformer harus mampu menjelaskan aspek inovasinya (gagasan baru atau berpikir
kreatif yang diaplikasikan/diimplementasikan).
8.
Milestones harus
dibuat dengan jelas. Milestones artinya
adalah “Tahapan Kemajuan”. Milestones
berbeda dengan jangka waktu. Artinya
dalam jangka pendek bisa terdiri dari satu milestone atau lebih. Dalam jangka menengah bisa dicapai dua
milestones atau lebih, dst.
9.
Ilustrasi milestones
terbaik adalah ketika orang membangun rumah.
Target akhir yang ingin dicapai adalah terbangunnya rumah yang siap
dihuni. Maka milestone dalam membangun
rumah adalah :
|
a.
Milestones I
b.
Milestones.II
c.
Milestones III
d.
Milestones IV
e.
Milestones V
|
: Pekerjaan
Terselesaikannya Pondasi
: Terselesaikannya
Pemasangan Tiang-tiang/Rangka
: Terselesaikannya
Pemasangan Dinding
: Terselesaikannya
Pemasangan Atap
: Finishing
|
Dalam Proyek
Perubahan yang berjudul “Penyusunan Perwal dan SOP BMD untuk Meningkatkan
Kualitas Pengelolaan Barang Milik Daerah”, maka milestones bisa seperti di
bawah ini:
JANGKA PENDEK
Milestones I : Selesainya
Tahap Persiapan yaitu
Terbentuknya Tim Efektif; Tersusunnya Pedoman Kerja; dan Tersusunnya Time Table
Penyelesaian Target Kinerja.
Milestone II :
Terselesaikannya Konsep Awal (Draft) Perwal dan SOP
Milestone III :
Terkonsultasikannya Draft Perwal dan SOP ke Biro Hukum dan Biro Organisasi
Milestones IV :
Tersosialisasikannya Draft Perwal dan SOP kepada seluruh Stake Holders
Milestones V :
Terselesaikannya Finalisasi Draft Perwal dan SOP
Milestones VI :
Terbitnya Perwal
JANGKA MENENGAH
a.
Milestones VII :
Terinventarisasinya aset daerah
JANGKA PANJANG
b.
Milestone VIII :
dst...
Contoh
lain:
Dalam
Proyek Perubahan yang berjudul “Pembentukan Kader dan Penyelenggaraan Arisan
Jamban Keluarga untuk Meningkatkan Kualitas Sanitasi Lingkungan”, maka
milestones bisa seperti di bawah ini:
JANGKA
PENDEK
a.
Milestones I :
Selesainya Tahap Persiapan
yaitu Terbentuknya Tim Efektif;
Tersusunnya Pedoman Kerja; dan Tersusunnya Time Table Penyelesaian Target
Kinerja.
b.
Milestone II :
Tersosialisasikannya kepada Stakeholder Rencana Pembentukan Kader dan
Penyelenggaraan Arisan Jamban Keluarga untuk Meningkatkan Kualitas Sanitasi
Lingkungan.
c.
Milestone III :
Terbentuknya Kader dan Program Kerjanya
Termasuk didalamnya
terselesaikannya Pedoman Kerja, kartu Kendali untuk memonitor Aktivitas Kader,
dan Sistem Reward untuk Kader.
d.
Milestones IV : Terselenggaranya
Arisan Jamban Keluarga, termasuk didalamnya tersedianya kartu kontrol untuk
pengendalian acara arisan keluarga, monitoring pembangunan jamban keluarga
sebagai hasil dari arisan.
JANGKA
MENENGAH:
e.
Milestones V :
Terbentuknya Kader di kelurahan-kelurahan yang lain (...sebutkan berapa
targetnya)
f.
Milestone VI :
Terselenggaranya Arisan Jamban Keluarga di di kelurahan-kelurahan yang lainlain
(...sebutkan berapa targetnya)
JANGKA
PANJANG
g.
Milestones VII :
Terbentuknya Kader dan terselenggaranya Arisan Jamban Keluarga, serta
pembangunan jamban di area yang lebih luas dan jumlah yang lebih banyak
(sebutkan targetnya)
10.
EVIDENCE
Reformer jangan lupa untuk selalu
melengkapi setiap kegiatan
yang dilakukan dengan bukti-bukti fisiknya.
Misalnya :
a.
Kegiatan Rapat, bukti
yang harus ada diantaranya : Undangan Rapat, Daftar Hadir Peserta Rapat,
Notulen Hasil Rapat, Foto-foto dokumentasi.
b.
Konsultansi dengan
Stake Holders : Berita Acara hasil konsultansi, Foto
c.
Perancangan Aplikasi
: Konsep Rancangan Aplikasi, Tampilan Antar Muka (User Interface), dll
11.
Setiap reformer
diminta menyusun Konsep RPPnya masing-masing dengan mengacu kepada hasil
pertemuan ini, kemudian hasilnya dikirimkan ke Google Classroom.
